Use Case · KI Studio
Finanzen & Controlling
Konsolidierte Abschlüsse, automatischer Zahlungsabgleich und Liquiditäts-Frühwarnung, auf Knopfdruck.
01 · Auftrag
Wiederkehrende Finanzarbeit zuverlässig abarbeiten.
Ein großer Teil der Arbeit in Finanzen und Controlling ist wiederkehrend: Rechnungen prüfen, Zahlungen zuordnen, Zahlen aus mehreren Systemen zu einem Bericht zusammenkopieren, Stammdaten pflegen. Diese Aufgaben sind notwendig, aber sie binden Zeit, die an anderer Stelle mehr Wirkung hätte.
Erschwerend kommt hinzu, dass die relevanten Daten selten an einem Ort liegen. ERP, Bank, Rechnungseingang und Tabellen stehen nebeneinander statt miteinander.
Der Auftrag an uns: Ein Agenten-Team, das die wiederkehrenden Abläufe übernimmt, die Datentöpfe verbindet und dem Team den Rücken für Analyse und Steuerung freihält.
02 · Was das Team tut
Was das Team im eigenen Betrieb heute übernimmt.
Zahlungsabgleich
Zahlungsanbieter und Bank gegen die Solldaten aus Rechnungen und Abonnements, laufend statt am Monatsende. Abweichungen und Dubletten werden markiert, nicht still korrigiert.
Kontosalden und Liquidität
Live-Salden je Währung und Konto, Cashflow-Vorschau und Frühwarnung bei Engpässen oder auffälligen Fremdwährungsrisiken.
Abschlüsse und Konsolidierung
Konsolidiertes Berichtswesen über mehrere Gesellschaften, inklusive Abgleich zwischen den Gesellschaften und Differenzbericht aus dem Buchhaltungsexport.
Vorbereitung für Buchhaltung und Steuerberater
Kreditkartenauszüge als Importdateien, Sammelrechnungen, Meldungen mit Fristen, Prüfungen auf offene Posten, Doppelzahlungen und Auffälligkeiten.
03 · Ablauf
Wie die Agenten arbeiten.
Angebunden an die vorhandenen Systeme, ohne Systemwechsel, ohne Migrationsprojekt.
Schritt 01
Zusammenführen
Belege, Kontoauszüge, ERP-Daten und Tabellen werden aus den bestehenden Quellen eingelesen.
Schritt 02
Abgleichen
Zahlungen werden Rechnungen zugeordnet, Abweichungen und Dubletten markiert.
Schritt 03
Berichten
Auswertungen und Abschlüsse entstehen automatisch, konsolidiert und nachvollziehbar.
Schritt 04
Warnen
Liquiditätsengpässe, ungewöhnliche Posten und Fristen werden früh gemeldet statt spät entdeckt.
04 · Ergebnis
Was sich dadurch ändert.
Der Aufwand für die wiederkehrenden Tätigkeiten sinkt spürbar, die gewonnene Zeit fließt in Analyse, Steuerung und die Weiterentwicklung des Teams.
Weil die Auswertung laufend statt monatlich passiert, fallen Abweichungen früher auf. Auffälligkeiten erreichen die Verantwortlichen, solange sich noch etwas ändern lässt.
- Berichte auf Knopfdruck statt am Monatsende zusammenkopiert.
- Zahlungsabgleich läuft im Hintergrund, Abweichungen werden gemeldet.
- Frühwarnung bei Liquidität und Fristen, bevor es eng wird.
- Änderungen pflegt das Team selbst nach, kein Ticket, kein Wartezyklus.
05 · Systeme und Rechtestufen
Systeme und Rechtestufen.
Beispielhafter Zuschnitt. Bei Ihnen tritt an jede Stelle Ihr entsprechendes System; Produktnamen spielen keine Rolle.
| System | Wofür | Rechtestufe |
|---|---|---|
| Buchhaltungssystem | Buchungen, Konten, Salden, Exporte | nur lesen |
| ERP / Rechnungswesen | Rechnungen, Aufträge, Stammdaten | nur lesen |
| Bank und Zahlungsanbieter | Kontoumsätze, Auszahlungen, Gebühren | nur lesen |
| Tabellen und Dateiablage | Budgets, Planungen, Belege | lesen · Importdateien und Berichte ablegen |
| Berichte / Messenger | Abschlüsse, Abgleiche, Warnungen | senden nur in freigegebenen Kanälen, sonst Entwurf |
06 · Grenzen
Wo die Grenzen liegen.
Der Agent bucht nicht und löst keine Zahlungen aus. Er bereitet vor, gleicht ab und meldet; Buchungen, Zahlungsläufe und Freigaben bleiben bei Ihrem Team.
Die Fachlogik kommt von Ihnen: Kontenrahmen, Buchungskreise und Sonderfälle werden im Pilot als Regeln hinterlegt und gelten ab dann für jeden Lauf.
Steuerliche Einschätzungen ersetzt das Team nicht. Es liefert die Aufbereitung, mit der Ihr Steuerberater schneller arbeitet.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu diesem Use Case.
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?
Nein. Das Team arbeitet lesend auf Ihrem Buchhaltungssystem, ERP und Ihren Bankdaten und bereitet Abgleiche und Berichte vor. Gebucht wird weiterhin in Ihrem System.
Darf der Agent Zahlungen auslösen?
Nein. Zahlungsläufe, Freigaben und Buchungen bleiben beim Menschen. Der Agent bereitet vor, markiert Abweichungen und schlägt vor.
Wie schnell ist der erste Nutzen sichtbar?
Der Zahlungsabgleich oder ein konsolidierter Bericht ist in der Regel der Umfang des Festpreis-Piloten und nach zwei bis vier Wochen im Einsatz.
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